[ 媒體報導 ]
流程化文檔,跨地域協同
——特耐王(中國)29家分公司應用案例
特耐王(中國)是 TRI-WALL.K.K 出資 100% 在中國成立的大型集團公司,專業設計、生產及銷售大重量高精度的瓦楞紙包裝箱。
特耐王(中國)擁有29家生產廠和經營分公司,戰略性地分佈在中國的主要城市,能滿足客戶的獨特需求,提供全方位的包裝設計方案。
第三次OA選型
作為大型集團公司,特耐王(中國)清楚地知道“全員協作”和“效率”的重要性,早在2005年就開始OA系統的選型和建設,先後採用兩家知名公司的解決方案,但都以失敗告終。
“關鍵的兩個問題無法解決。”特耐王(中國)的CIO如是說。“其一,由於採用傳統的OA平臺,系統產生大量的非結構化資料,根本無法進行統計分析。其二,不能自行設定流程,哪怕有細微的流程調整,都要讓廠家處理,根本無法滿足業務需求。”
“還有一些讓人煩心的事。譬如,用戶端(流覽器)必須載入JavaVM,用戶每次登錄系統要花20~30秒;處於北方分公司的用戶,甚至要花1分鐘。還有,系統運行中時常出現找不到頁面的錯誤,等等。由於廠家嚴重依賴于第三方的OA平臺,不能追根朔源,一直無法改善。”
2008年,特耐王(中國)進行第三次OA選型,最終選擇webEcho一體化辦公平臺,建設起新一代的、以“流程化文檔”為核心、以“跨地域協同”為目標的OA辦公系統。

統一的組織結構
在新一代的webEcho系統中,按照客觀現實中的樹形組織結構,統一設定29家分公司、600多個用戶、100多種角色。
所見即所得——選擇分公司、用戶或角色,即可以發送文檔和資訊。
無需詢問對方的任何號碼、位址——從“以號碼、地址為紐帶的溝通”到“以人為中心的協作”。
一切皆為文檔
一切資訊和資料——規章制度、新聞公告、計畫方案、報表報告、申請單據——都被抽象為文檔,文檔是整個系統的終極管理物件。
文檔以非結構化的方式漂亮地展現;文檔中的關鍵資料則以結構化的方式存儲,從而便於統計分析。
文檔被分為財務中心、銷售中心、設計中心等11個大的類別進行管理。(webEcho系統允許自定義文檔的類別,並支援多語言)
範本化,表單化
所有文檔都基於範本或表單而產生。範本和表單是歷史經驗、前人智慧、知識積累的集中體現,有助於快速產生嚴謹而規範的文檔。
無需在用戶端安裝任何軟體,webEcho系統提供所見即所得的RichText編輯器,允許自定義文檔範本和表單。甚至可以線上插入圖片,實現圖文並茂;還可以插入按鈕,並設定複雜的驗證和計算公式。

圖形化的流程設計
所有文檔都通過流程運轉而產生。流程是企業規範運作、團隊高效協作的集中體現,是跨地域、跨部門協同辦公的紐帶。
無需在用戶端安裝任何軟體,webEcho系統提供所見即所得的流程編輯器。可以自定義流程的步驟和路徑,設定每一個步驟的責任人、監控人、對表單字段的操作許可權、可能的後續處理及其條件。甚至無需其他用戶的配合,類比實施流程測試,檢驗流程正確性。
強勁的工作流引擎
文檔基於範本和表單、通過流程產生和運轉,這一切離不開強勁的工作流引擎。
webEcho系統內建工作流引擎,為用戶提取指定的範本或表單,創建“流程化文檔”,計算用戶操作許可權和流程運轉方向,將“流程化文檔”分派到相關責任人的文檔列表中,給予提醒,並記錄全部的執行過程。通過精緻的流程設計,用戶甚至可以創建文檔的不同版本,從而保存文檔的歷次修改痕跡。
流程化文檔,跨地域協同
借助webEcho一體化辦公平臺,以“流程化文檔”為核心,特耐王(中國)實現了29個分公司的“跨地域協同”。
現在,員工們只需5秒就能登錄系統,只需3秒就能查看到相關文檔,只需10秒就能傳遞文檔到總部或分公司。員工們能夠及時獲得所需的資訊,更快地做出業務處理和決策,更多地進行業務思考和創新。

[ 來源:二進位軟體公司 ]