[ 業界觀點 ] 用科學的文檔管理武裝企業的知識管理 如何管理積累的大量知識文檔使其不至於流失，並得到充分的利用，是讓很多企業非常頭疼的問題。科學的文檔管理能讓這個難題迎刃而解。 知識管理正在得到我國企業的廣泛重視。企業管理層在推進知識管理時候常常會遇到很多問題：知識管理的戰略該如何制定？企業的知識資源該如何梳理？企業知識管理系統該如何建設和應用？解決以上問題的關鍵在於科學的文檔管理。 企業在進行文檔管理時，通常會被三個問題困擾。其一，企業的知識資源內容龐雜、體系繁多，如何通過一個統一的體系對這些知識進行分類；其二，當所有知識都已被放在系統中統一管理起來後，應用時該如何確保這些知識的安全性；其三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內容。 目錄設置 有效分類文檔 企業知識文檔的數量往往都很大，這就需要設置知識庫的目錄來進行管理。企業可以按照部門、企業組織架構來設置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同業務部門的文檔放在不同業務部門的目錄下。但是，這種分類方法可能會有個問題：當企業組織結構發生變化時，就需要重新調整分檔的分類。因此，採用這種分類方法時，要將組織結構與職能部門的特點結合起來。 知識庫目錄一般是分層級的。第一層可以按照企業大的組織結構來設置，如集團、子公司A、子公司B等這樣一個體系來設置。第二層可根據職能部門的特點來劃分。財務部、人力資源部等部門的職能相對穩定，如財務管理包含的成本管理、固定資產管理、財務報表管理等內容，這對所有企業來說基本上是相同的。因此，可以按照這個維度設置知識庫的二級目錄。再比如說，行銷領域在管理學上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來設置行銷領域的文檔目錄，也是一個比較好的方法。這樣，就無須再探討行銷領域的職能到底屬於哪個部門。 此外，設置知識庫目錄還需要遵循兩大原則。 第一，相互獨立、完全窮盡。互相獨立是指如果一個文檔在某一個目錄下存在，就不能出現在其他目錄。目錄之間是相互獨立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識庫目錄應該覆蓋企業所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。 第二，層級不宜過多。一般來講，企業知識庫目錄設置不能超過四層。否則，就會影響員工維護、應用知識庫的積極性。同時還要注意的是，知識庫目錄的設置要以滿足用戶需求為準則。 許可權體系 保證文檔安全 文檔的安全性問題，可以通過橫向許可權和縱向許可權組合而成的許可權體系來解決。 由於每一個知識庫目錄都對應著相應的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應的映射關係，就可以通過橫向的許可權設置來控制文檔，如財務相關目錄下的文章主要在財務部門應用，行銷相關目錄下的文檔在行銷部門和市場部門應用，業務部門的文檔主要在業務部門應用。這樣，就避免了部門之間交叉洩露的可能性。縱向文檔許可權的設置要考慮文檔和用戶兩個因素。企業可以給每個文檔設置相應的安全級別。有些普通的文檔，如企業文化、常用的規章制度等，其安全級別是比較低的，可以在企業內部充分共用。而像合同、財務相關的機密報表等文檔，只能在小範圍內內容共用，其安全級別就應該設置得比較高。同樣，還可以給系統中的每個用戶都設置安全級別，並將用戶的安全級別與文檔的安全級別對應起來。這樣，就把縱向的安全體系定義清楚了。 橫向的安全體系與縱向的安全體系結合起來，就構成了一個比較嚴密、規範、完善的文檔許可權體系。這樣，就能保證文檔資訊在被充分利用的同時，儘量減少被洩露的機會。 將知識管理文檔安全體系落實到每一個文檔時，還有一些技巧可以參考。比如說，企業可以通過系統將一個文檔的標題、目錄、摘要和關鍵字廣泛共用，但是需要對文檔的正文或關鍵內容進行許可權控制。這樣，就可以保證員工在必要情況下都能夠通過授權來獲取所需的文檔內容。 定位檢索 快速查找文檔 如果企業的文檔數量只有幾百個、上千個，員工可以很容易找到所需的內容。但是，對具有一定規模的企業來說，文檔數量就可能高達幾十萬個，甚至更多。這時，用戶要檢索自己所需要的文檔時就會遇到困難：無法找到想要的東西，或者輸入主題詞後搜索出來的相關文檔太多，難以篩選。要解決這個問題，可以從以下三個方面著手。 第一，增加檢索的便利性。這可以通過建立一套比較完備的命名規則來實現。電子文檔的命名是有講究的。比如說，一個標題為《通知》的文檔，光看標題，用戶是無法知道通知是關於哪方面內容的，更無法瞭解文檔的核心內容。企業在創建文檔時應該按照統一規範的規則命名，這樣用戶就可以通過文檔的標題快速檢索。比如說，通過“公司名+部門名+內容+版本號”等一連串的字元，把文檔的核心內容展示出來。 如果每個員工都能夠按照知識管理中的文檔命名規則來命名，那麼，用戶就可以快速地檢索定位所需文檔內容。 第二，通過設定關鍵字、摘要、目錄或其他一些核心資訊，讓用戶通過關鍵字、摘要等檢索到相應的文檔。這是非常耗費精力的一項工作，尤其是對有些已經運作多年並已積累了龐大的內部文檔的企業來說，給所有文檔摘出關鍵字等是非常困難的。建議企業只挑選一些關鍵文檔做此處理，普通文檔就無須這樣考慮了。 第三，通過多維分類檢索定位文檔。企業可以通過更多不同緯度的分類方法對文檔進行分類。在設置多維分類屬性時有很多分類方法，其中有些方法是所有企業都適用的。比如說，幾乎所有企業都擁有像公司新聞、企業規章制度、會議紀要等這樣的文檔，可以通過分類屬性的設置給這些文檔加一個標籤。比如說，通過“任命”這個標籤把系統中所有帶“任命”標籤的文檔提取出來。還有些維度與企業的業務特點相關。如房地產企業從開始的土地獲取到最後整個樓盤出售的文檔都可以整合成多維的分類屬性，房地產企業也可以按照樓盤的屬性對所有與樓盤資訊相關的文檔進行分類。制藥型企業可以按照“疾病”的維度按病症分類，也可按照醫院的科室進行分類。因此，企業在設置多維分類的時候，一方面可以參考企業普遍包含的文檔內容，另一方面可根據企業的業務模式、業務特點來設置。 設置多維屬性分類時會遇到一個常見的問題，如果文檔的多維分類屬性特別多，會給用戶帶來一些麻煩，如用戶在創建、上傳文檔時不但要選擇目錄，還要選擇與文檔相關聯的屬性，而這個關聯性需要用戶自己去判斷。如果多維分類屬性設置得太多，那麼用戶判斷文檔的歸屬時是非常困難的。因此，企業設置多維分類屬性時要把握平衡：既能滿足企業通過多維度快速檢索文檔的需求，又不會給用戶帶成麻煩。 此外，還有其他一些工具和方法可以幫助用戶快速檢索和定位文檔，如高級查詢、高級搜索等。還有一個很重要的方法就是知識地圖的建立和管理。通過建立多門類知識地圖同樣可以幫助用戶快速定位文檔。企業可以就財務相關的內容建立一個知識地圖，也可以根據人力資源等不同的管理領域來建立。此外，企業還可以根據崗位建立知識地圖。比如說，可以把銷售人員所要具備的素質、工作特點、崗位特徵等文檔全部歸到銷售人員的知識地圖上，用戶通過知識地圖就可以快速檢索到與銷售相關的文檔。 [ 來源：中國電腦報 ]
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