[ 業界觀點 ]

集團企業協同辦公三步曲

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　　以統一的規劃、統一的平臺、統一的建設，率領企業完成協同辦公建設，實現人才共用、硬體平臺共用和後臺管理共用，以大集中、大共用的模式探討集團企業的資訊化道路。

　　隨著集團企業母子公司管理理念的成熟以及資訊技術的發展，協同辦公系統在集團企業管理資訊化中真真正正地找到了生根發芽的土壤。

　　選型: 有用、適用和易用

　　基於企業發展戰略和業務運作的需要，高層領導往往提出整個集團協同辦公的要求，這就需要IT部門迅速把握這種原始的需求，與集團辦公室一起進行細化，並考察成功案例。在考察過程中，需要特別關注以下幾方面:

　　1．產品的成熟度

　　制度是公司權利分配的約束與規範，完善、規範的制度是協同辦公系統實施的前提條件。而集團企業制度體系的完備性與執行力往往不盡如人意，特別是在目前母子公司管理控制及管理模式處於起步階段的情況下（過度多元化、公司之間關係複雜），首先就要求協同辦公產品的成熟度要高，以避免在日後的推廣階段增加技術難度。

　　2．產品的平臺化

　　此處的平臺化有兩層含義: 一是模組化，各種需求用模組來量化，相互之間可組合、分解與更換，來滿足各個子公司的需求; 二是門戶化，與企業其他業務系統（如集團財務、人力資源系統等）集成，發展成為一個統一的資訊展現管道。

　　我國《企業集團登記管理條例》中明確規定企業集團“至少擁有5家子公司”。由此給項目組帶來後續推廣應用工作量的倍數級增大，而具有平臺化特徵的產品，只需要少量技術開發或調整就可以迅速滿足各個子公司的需求。

　　系統在考慮技術先進性的同時，也要堅持實用的原則，在滿足性價比的前提下，堅持選用符合標準的、先進成熟的產品和開發平臺。

　　3．產品的易用性

　　集團企業實施協同辦公項目時，涉及的用戶數至少要達到千位數以上，人員的操作水準、思想認識差別巨大。要重視用戶介面的友好性和方便性，重點考慮用戶使用上的接受程度，要求採用B/S架構，用戶端統一使用流覽器，易於上手，便於使用。

　　既要保證系統的高可靠性，又能適應未來技術的發展，滿足多業務發展的要求。要本著“有用、適用和易用”的原則，不片面追求硬軟體設施的先進性，強調整個系統具有最佳的性價比。

　　試運行: 從集團總部開始

　　 建議在項目試運行時，先從集團總部試運行，以驗證系統的業務滿足程度以及相關管理制度的制訂經驗。此過程中有以下幾點需要注意:

　　1．“一把手工程”並非一把手掛帥

　　一個企業的各項管理規章制度，是企業長期積累、優化的結果，往往涉及財務部門、辦公室以及制度的管理部門，一把手在此類專案中要做到“不該簽的不簽，但該簽的一定要及時簽”，就是要求必須“走網上”的業務，必須堅持; 同時，相關業務部門的負責人也要堅持，這樣走幾筆業務之後，所有的顧慮、懷疑自然會消失，一段時間後就會形成“從網上走流程的習慣”。所以，並非一定要一把手掛帥，關鍵是要將責任落到實處。

　　2．勇於承擔專案風險

　　協同辦公項目在企業管理方面的工作量之大、風險之高，絲毫不亞於業務資訊化專案（如ERP）的實施。那麼，對項目組、項目組負責人和具體推動項目實施人員的角色定位就需要一定的高度，涉及人員目標高度一致，特別是專案負責人要勇於承擔專案的風險。

　　3．培訓方式多樣性

　　由於用戶端的多樣化，在試運行階段會遇到許多技術問題，這就需要專案組製作多種形式的培訓檔（如《常見問題100問》）、錄製視頻的培訓材料、製作各種角色的PPT培訓材料，利用現場培訓、遠端視頻培訓等多種方式進行培訓。另外，培訓材料的製作一定要具有針對性，每個培訓材料的長度以10～15分鐘為宜，一定不要企圖利用一個資料就把所有問題解釋清楚。

　　推廣: “自動駕駛”

　　1．誰是突破口？哪里是突破點？

　　建議挑選管理基礎好、人員年輕素質高、積極配合的子公司為首批試點公司。各子公司在實施公共模組功能的同時，一定會有個性需求，例如各子公司在以下方面可能具有個性化的需求以及上線順序: 用印管理、會議室管理、派車業務、合同管理、人力模組、固定資產管理、市場活動管理等。專案組就可以充分利用平臺軟體系統的優勢，尋找子公司的突破點，在技術上稍微調整就能快速滿足需求。

　　2．現場培訓，多次指導。

　　專案組要到子公司現場培訓，子公司中高層負責人必須親自參加，所有人員都要接受操作考試。另外，要指定後期負責在本公司推廣的責任部門，也就是公司辦公室或綜合管理部等類似部門; 同時要重點培訓出1～2名系統管理員，給他們“吃小灶”，讓他們明白相關的技術細節，以便在項目組撤出後，由他們組織更多的培訓，並與集團專案組具體接洽。

　　3．相互借鑒，評比督促。

　　集團企業實施協同辦公專案的優勢就是各子公司之間的經驗和教訓可以毫無保留地相互借鑒，特別是一旦有幾個公司的應用效果比較突出後，其餘公司就會自我加壓，在集團內部形成一個良好的應用氛圍。

　　這時，集團項目組要適時地進行引導，如在集團範圍內開展協同辦公系統應用評比，設定量化指標，譬如在公文審批流轉的有效數量、通知公告和規章制度發佈的數量、公文流轉辦理週期、所流轉的公文在公司管理中的重要程度等方面進行評比。如果能把各個子公司的積極性都調動起來，那麼項目的推廣就進入了一個“自動駕駛”的階段。

　　4．頭腦清醒，持續改善。

　　在集團企業裏，專案組要在相當長的時間裏存在。俗話說“棗死三年不算死，桃活四年不算活”，項目組對此項目的應用狀況要保持清醒的認識: 首先要健全資訊安全管理體制，一定要與整個集團的商業秘密保護工作結合起來; 協同辦公系統雖然提供了資訊交流溝通的管道，但它不是萬能的，它不能代替面對面的交流溝通; 最後，建立一種持續改善、培訓、深入應用的機制，特別要防範子公司總經理更替帶來的風險。

　　最終目的: 管理創新

　　協同、整合是目前協同辦公系統的核心特點，為管理創新服務才是協同辦公的最終目的。譬如在今年，全國安全惡性事故頻頻出現，那麼對安全資訊的管理一定是每個企業的頭等大事，“沒有安全就沒有一切”。在協同辦公平臺裏建立危險源管理、安全事項整改、安全法律法規學習的平臺，就可以迅速推動整個集團的安全管理工作。

　　集團企業協同辦公項目的推動雖然工作量大、難度高，但只要在專案初期基礎工作扎實，水到渠成、事半功倍，管理創新的目的是可以達到的。

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